L’organizzazione è una delle chiavi fondamentali del successo, sia a livello personale che a livello aziendale.
Quest’ultime, nello specifico, sono organismi instabili che cambiano in continuazione, a causa di stimoli interni ed esterni, e diviene, quindi, essenziale ricercare ed acquisire strutture operative e modelli organizzativi flessibili ed efficienti, con cui semplificare il processo di adeguamento quotidiano a cui una organizzazione è sottoposta.
Tra l’altro, per ben gestire i processi organizzativi aziendali, diventa quanto mai importante ricorrere alla tecnologia, determinante sia per i progetti di informatizzazione ed automazione dei processi che per veicolare in tempo reale informazioni e comunicazioni in modo bidirezionale e permettere la gestione e la semplificazione dei servizi aziendali.
Le aziende, oggi più che mai, devono basare il loro sviluppo su scelte strategiche, intuitive e differenziate e attuare un modello organizzativo moderno e di qualità, in grado di prestare attenzione alle modalità di lavoro, riorganizzare il personale, assicurare adeguati servizi senza ridurre la qualità, etc.
Analizziamo allora alcuni degli interventi per noi più rilevanti che un’impresa dovrebbe attuare per garantire l’ottimizzazione e l’efficienza dei suoi processi organizzativi.
- Gestione delle risorse umane
Il personale è una delle variabili fondamentali per dare all’organizzazione e all’impresa elevati livelli di qualità, efficienza ed efficacia. Occorre dunque valorizzare ed indirizzare le loro competenze ed abilità, migliorare il loro livello di professionalità ed estendere attività quali: la formazione, la delega, la meritocrazia, etc per impiegare efficacemente le risorse e raggiungere in modo sinergico ed immediato gli obiettivi dell’organizzazione.
È importante quindi provvedere alla:
- Formazione del personale: deve essere costante, personalizzata e continuativa. È essenziale per mantenere e migliorare la preparazione professionale e per acquisire non solo nuove competenze di natura tecnica ma soprattutto competenze relazionali, umane e di problem solving per affrontare situazioni nuove ed impreviste.
- Condivisione della mission e degli obiettivi aziendali: è essenziale definire obiettivi e mission di una organizzazione e condividerli con il proprio team. Il raggiungimento di uno scopo comune è lo stimolo maggiore per incentivare la produttività e far sentire il team parte integrante di un progetto comune ed ambizioso.
- Delega di attività e compiti: è importante delegare le questioni operative sia per motivare e responsabilizzare le risorse che per raggiungere gli obiettivi aziendali in modo partecipato ed immediato.
- Essere meritocratici: assolutamente premiante in una ottica di gestione del personale. L’apprezzamento del lavoro svolto è il primo fattore di motivazione in un contesto organizzativo, ma allo stesso tempo è importante anche gestire critiche e rimproveri in assoluta trasparenza e in un dialogo diretto e personalizzato.
- Sviluppare una comunicazione diretta, costante e trasparente con ogni risorsa. Oggi, molto diffuso anche nei contesti aziendali è il fenomeno della “Gamification” (qui un approfondimento sul tema: https://www.gamification.it/gamification/introduzione-alla-gamification/ )ossia la possibilità di far vivere esperienze di gioco e creare engagment tra il personale in un contesto quasi del “tutto” virtuale.
La “Gamification” coinvolge notevolmente i singoli utenti, incoraggiandoli a raggiungere insieme il traguardo prefissato dall’organizzazione e migliorando le loro capacità sociali e personali.
- Gestione delle risorse informatiche e tecnologiche
Tecnologie informatiche e telematiche offrono reali opportunità alle aziende e sono importanti per l’ottimizzazione e l’efficienza di modelli e pratiche organizzative. Acquisendo risorse tecnologiche ed informatiche una organizzazione abbatte vincoli spaziali e temporali, assicura efficienza all’intero processo e migliora la comunicazione dell’azienda sia all’interno della stessa organizzazione che nella relazione con i clienti.
Indubbia la loro efficacia nella razionalizzazione e ri-organizzazione delle attività, nell’automazione dei processi, specie quelli di natura amministrativa, nell’abbattimento dei costi in virtù della semplificazione di alcuni processi burocratici e nella raccolta ed elaborazione di dati ed informazioni, successivamente sintetizzabili in grafici e statistiche con cui migliorare i processi e ridurre criticità ed anomalie (proprio come la tecnologia della business intelligence).
La tecnologia è indispensabile per unificare una intera organizzazione e fornire e/o condividere, sia all’interno che all’esterno, informazioni sempre più complete e funzionali. Un settore che ha beneficiato e ancora oggi beneficia del valore della tecnologia e dell’informatica è senza dubbio il settore della sanità. Basti pensare all’evoluzione della radiologia, all’avvento della telemedicina e all’ acquisizione di idonee tecnologie per l’ottimizzazione dell’efficienza e dell’intera organizzazione, come ad esempio: i sistemi di gestione code dei pazienti, la conservazione sostitutiva dei documenti, il monitoraggio automatico degli accessi, l’utilizzo della firma grafometrica, l’invio di sms personalizzati, etc. Tali servizi, tra l’altro, proprio per semplificare lo sviluppo di processi integrati e centralizzati, sono attualmente disponibili in piattaforme uniche come, ad esempio, il software per la gestione delle strutture poliambulatoriali DMPOLI,
- Gestione dei processi: l’esternalizzazione
Una azienda per ottimizzare la sua efficienza organizzativa, può anche scegliere di ricorrere anche all’outsourcing, ossia un accordo mediante cui l’azienda affida alcuni dei suoi processi o servizi ad una società esterna.
Sono diversi i vantaggi di questa scelta organizzativa, per esempio:
- Affidarsi a personale specializzato
Grazie all’outsourcing, le aziende hanno la possibilità di affidarsi a partner che dispongono di personale specializzato o di risorse sufficienti a garantire l’efficiente sviluppo dei servizi.
- Abbattere i costi fissi
L’azienda può modificare la struttura dei suoi costi, trasformandoli in costi variabili e creando economie di scala. È minimizzando i costi fissi che è possibile massimizzare notevolmente la produttività di una organizzazione.
- Acquisire maggiore flessibilità
Con l’esternalizzazione è infatti l’azienda esterna ad assumersi la responsabilità dei risultati effettivamente raggiunti, e a farsi carico di eventuali criticità. Il risultato? Un aumento della flessibilità operativa per l’intera organizzazione.
Un settore vincente in tale pratica è il settore della moda, infatti oggi sono ben poche le aziende che comprano direttamente le materie prime, ne eseguono la produzione e poi consegnano il prodotto finale. La maggior parte commissiona i capi ad aziende estere (spesso in Asia) che si occupano dell’intera catena produttiva (dall’acquisto dei materiali in poi) sempre però con l’ausilio e l’assistenza dell’azienda che li commissiona.
Un esempio di grande successo: H&M, impresa innovativa del pronto-moda che ha scelto di indirizzare in Asia la produzione dei suoi abiti.