Nel momento storico in cui siamo, le aziende si stanno muovendo verso l’utilizzo di sistemi che permettono di incrementare la produttività e la competitività sul mercato attraverso la semplificazione dei processi organizzativi, che si traducono nel reale risparmio dei costi produttivi. All’interno di questi cicli operativi si inserisce l’Archiviazione Sostitutiva, attuata da specialisti che possono supportare aziende private e PA nell’affrontare tutti gli oneri legati alla dematerializzazione della documentazione cartacea.
Cosa si intende per Conservazione o Archiviazione Sostitutiva?
L’archiviazione Sostitutiva, prevede una trasformazione della documentazione cartacea, dei documenti fiscali o delle fatture, dalla situazione “materiale” alla situazione (e reperibilità) “digitale”. Questo processo è di natura sia legale che informatico contemporaneamente, per questo motivo sono necessarie entrambe le competenze per poterlo mettere in pratica.
La normativa italiana in merito ha regolamentato questo sistema, offrendo la possibilità di creare file informatici che hanno reale valore legale e probatorio. Tale valore, infatti, viene attribuito rispettando specifiche condizioni, che permettono, inoltre, la riduzione di costi di stampa, archiviazione, bollo, etc.
L’Archiviazione elettronica documentale deve essere attuata, quindi, nel rispetto delle regole giuridiche previste dalla legge italiana, come l’apposizione della firma digitale o grafometrica e della marca temporale, in modo tale da essere “marchio” di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità.
Il processo di Archiviazione Sostitutiva dei documenti segue tre fasi
I tre passaggi logici, che stanno alla base della conservazione digitale, sono: il versamento, l’archiviazione e la distribuzione.
Quando si parla di versamento si intende la consegna da parte del produttore dei documenti cartacei al responsabile della procedura di archiviazione, che si occuperà di “versare” la documentazione nel sistema di conservazione. All’interno di tale processo avviene, inoltre, la verifica relativamente ai requisiti tecnici e normativi, alla quale segue la realizzazione del “rapporto di versamento”, che attesta questa fase.
Il secondo passaggio è l’archiviazione, attraverso questa azione avviene la trasformazione dei “pacchetti di versamento”, che vengono sottoposti alla visura delle regole tecniche previste dal sistema di conservazione, con la conseguente apposizione della firma del responsabile e la marca temporale dell’atto.
Il terzo e (apparentemente) ultimo passo da effettuare è la distribuzione dei documenti elettronici, che vengono predisposti per rispondere a una richiesta specifica avanzata esternamente e anche in questa fase non manca la necessità della firma del responsabile della conservazione.
Descrizione del responsabile della Conservazione Sostitutiva
Questa figura è obbligatoria per legge e si occupa di controllare tutto il processo, a volte si tratta di un referente interno, altre si fa riferimento a esperti, che mettono in atto tutta la procedura di Archiviazione Sostitutiva.
La suddetta pratica richiede conoscenze normative e padronanza dell’informatica, per poter conferire ai documenti archiviati la valenza giuridica e fiscale prevista dalla normativa italiana, in questo modo si permette alle aziende di usufruire di un sistema di archiviazione e conservazione univoco, ottimale per la semplificazione dei processi di aggiornamento e dei costi di gestione.
Il responsabile della Conservazione prende, quindi, in carico tutti i doveri e le responsabilità della procedura, con annessi i comportamenti regolamentati nell’articolo 7 comma 1 del DPCM del 3 dicembre 2013 relativo alle “regole tecniche in materia di sistemi di conservazione”.
Quali sono i vantaggi dell’Archiviazione Sostitutiva?
Le fatture, i libri contabili, le cartelle cliniche, la maggior parte dei documenti prodotti in azienda sono ancora di carta e sottoponendoli alla dematerializzazione, si ottiene un notevole risparmio di costi di stampa e archiviazione, nonché di carta ed energia.
Attraverso la gestione documentale informatica è possibile trattare informazioni, procedure e protocolli, con specifici gestionali e CMS (Content Management System), che semplificano le attività di recupero, gestione, condivisione e ricerca dei dati e delle informazioni. Un valido sistema di conservazione digitale e che segue gli obblighi normativi italiani ed europei sono il prossimo passo morale verso la semplificazione dei processi aziendali.
