L’11 aprile 2017 è scaduto il termine ultimo per adeguare i sistemi di conservazione dei documenti al digitale. Il D.P.C.M. 03/12/2013 – Regole tecniche in materia di sistema di conservazione ha portato dunque all’addio definitivo alla Delibera CNIPA 11/2004, che ha cessato di avere efficacia, per aprire le porte a un processo più efficace, più snello, affidabile, sicuro, reperibile e anche più valido in termini di risparmio sui costi, ovvero quello di conservazione digitale.
Le regole tecniche completano infatti l’ecosistema della digitalizzazione documentale volta ad adeguare le PA ai numerosi vantaggi offerti dalla tecnologia, e sono più neutre rispetto alle precedenti dal punto di vista tecnologico e maggiormente attente a processi, organigrammi e responsabilità collegati alla conservazione documentale. Sicuri a questo punto che il sistema di conservazione adottato sia adeguato alla normativa in atto sulla conservazione digitale?
Nell’articolo 14 del DPCM del 13 dicembre del 2013 si apprende che:
“2. I sistemi di conservazione già esistenti alla data di entrata in vigore del presente decreto sono adeguati entro e non oltre 36 mesi dall’entrata in vigore del presente decreto secondo un piano dettagliato allegato al manuale di conservazione. Fino al completamento di tale processo per tali sistemi possono essere applicate le previgenti regole tecniche. Decorso tale termine si applicano in ogni caso le regole tecniche di cui al presente decreto.
3. Fino al completamento del processo di cui al comma 2, restano validi i sistemi di conservazione realizzati ai sensi della deliberazione CNIPA n. 11/2004. Il Responsabile della conservazione valuta l’opportunità di riversare nel nuovo sistema di conservazione gli archivi precedentemente formati o di mantenerli invariati fino al termine di scadenza di conservazione dei documenti in essi contenuti.
4. La deliberazione CNIPA n. 11/2004 cessa di avere efficacia nei termini previsti dai commi 2 e 3”.
Secondo quanto indicato nel decreto, il sistema di conservazione deve assicurare la conservazione digitale dei documenti e dei fascicoli rispettando delle caratteristiche fondamentali di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità, come previsto dal CAD (art.44). La conservazione può essere svolta internamente alla PA o all’azienda, oppure affidandola totalmente o parzialmente all’esterno a enti o esperti in tema di conservazione digitale, tra cui non impossibile non menzionare Nicola Savino, che offre un totale supporto dal punto di vista organizzativo e tecnologico.
Conservare documenti è una funzione essenziale insita nella produzione documentale stessa. Per tale motivo, occorre all’interno della PA o dell’azienda un Responsabile della conservazione che assicuri la trasmissione dei documenti elettronici al sistema di conservazione elettronica, seguenti le modalità operative definite dal manuale di conservazione che ha la stessa forza normativa di un tomo di articoli organizzati in capi, sezioni, titoli e via dicendo.
Per poter garantire la conservazione digitale è infatti necessario che già in fase di produzione e di gestione documentale corrente vengano rispettati alcuni requisiti fondamentali, quali l’utilizzo di formati idonei e corrette azioni di gestione documentale, identificazione e registrazione dei documenti e loro organizzazione in base al piano di classificazione e fascicolazione. In tal senso, forse una delle prime difficoltà delle pubbliche amministrazioni è innanzitutto culturale, pertanto è chiaro che vi sia bisogno di iniziative e corsi di formazione che, seppur al momento non siano sentite come non ancora indispensabili, a tutti gli effetti lo sono. Di certo le regole tecniche non rappresentano comunque un problema solo per le PA, ma anche per i privati dato che le stesse si applicano in generale a tutti quei documenti che devono essere conservati per legge, incluse tutte le pratiche e i fascicoli.